I dagens uppkopplade samhälle finns det en uppsjö av nya sätt för kollegor att kommunicera med varandra – men är de verkligen effektiva?
Ny teknik gör att du och kollegorna kan kommunicera med varandra och skicka meddelanden snabbt och enkelt. Förutom att ringa och skicka epost till varandra kan man även ta hjälp av chattsystem, videokonferenser, verktyg för projekthantering med mera. Även om dessa nya kommunikationsverktyg förändrar hur du och kollegorna kommunicerar med varandra – gör de er verkligen mer effektiva?
Vi reder ut några av för- och nackdelarna:
Det personliga mötet
Även om dagens nya verktyg kan göra det enklare att kommunicera snabbt och enkelt med kollegor som inte sitter på samma kontor som dig så innebär det inte nödvändigtvis att kommunikationen blir tydlig och effektiv. Ofta är det personliga mötet det bästa sättet för att bygga relationer med kollegorna och undvika missförstånd. På konferenssamtal, där du och kollegorna inte ser varandra, kan missförstånd lätt uppstå och det blir även svårare att brainstorma, bolla idéer eller rita och skriva noteringar på en whiteboard under mötet. Å andra sidan tar ofta det personliga mötet betydligt mer tid i anspråk då man kan behöva resa till mötet och det kan ta tid att starta upp och avsluta mötet.
Kommunikation via e-post
Personliga möten är ofta bra när det gäller att bygga relationer med kollegor och för att undvika missförstånd, men det är inte alltid det mest effektiva arbetssättet. Skriftlig kommunikation via e-post kan ofta vara mer effektivt när det gäller att hålla koll på vad som sagts och vad som är överenskommet. Genom att arbeta effektivt med kommunikation via e-post kan du istället ”multi-taska” och arbeta med flera projekt och uppgifter samtidigt, något som annars skulle vara antingen omöjligt eller åtminstone lite oförskämt att göra i ett personligt möte. Å andra sidan kan en konstant ström av inkommande mail bli ett stressmoment och påverka effektiviteten då fokus flyttas från andra uppgifter.
Chattsystem
På många företag använder man även olika chattsystem som Skype/Lync, Slack med mera för att göra det enklare för kollegor att snabbt kunna ställa frågor till varandra. Systemen underlättar kommunikationen på större företag då en person inte behöver lyfta luren och ringa, gå över till en kollega som sitter på en annan våning eller i en annan byggnad eller ens skicka ett epostmeddelande. Å andra sidan kan ständiga chattmeddelanden som poppar upp på datorskärmen bli ett störande moment som gör att du tappar fokus på det du sitter och jobbar med för stunden.
Videokonferenser
På större företag är det vanligt att man har möten med hjälp av videokonferens, vilket gör det lättare och mer effektivt för kollegor som sitter på ett kontor i en annan stad att delta. Videokonferenser skulle kunna vara så nära det personliga mötet man kan komma samtidigt som det är ett kostnads- och tidseffektivt sätt för kollegor att träffas regelbundet och utbyta idéer och kunskap. Däremot kan den tekniska utrustningens begränsningar så som en dålig internetuppkoppling eller dålig ljudkvalitet skapa irritationsmoment för deltagarna.
Projekthanteringssystem
På många företag använder man system för projektledning, som till exempel Trello. Dessa verktyg är utvecklade för att hålla ordning och reda på de uppgifter som behöver utföras i ett projekt och för att hjälpa dig att kommunicera med dina kollegor. Samtidigt kan kollegor som är delaktiga i projektet snabbt uppdatera sig på status utan att ta kontakt med exempelvis en projekt ledare. Men, precis som med de olika kommunikationsvägarna ovan så finns det fallgropar även här. Eftersom att system som dessa är avhängiga av att användare faktiskt uppdaterar information regelbundet så kan fortfarande missförstånd uppstå om det är så att informationen inte är helt dagsfärsk, vilket därmed kan påverka projektet och kommunikationen med kollegorna negativt.
För att knyta ihop säcken
Sammanfattningsvis kan man säga att den nya tekniken kan underlätta kommunikation mellan kollegor på många sätt, men även modern och häftig teknik har sina begränsningar. Det finns heller inget rätt eller fel på vad som är mest effektivt och vad som fungerar bäst för en viss organisation eller grupp människor. Försök därför att arbeta fram ett optimalt arbetssätt som låter dig och kollegorna vara personliga med varandra, tidseffektiva och samtidigt raka och tydliga i er kommunikation.
Lycka till!